1、降低存储和管理的成本： 传统的处理方式与文档资料的保存、管理相关的劳动成本、存储空间(如档案库房)的成本在不断增加，成为不小的负担。使用扫描仪将传统文档转化成电子文档存，降低了对存储空间的要求。同时，全电子化的保存方式，大大降低了制作文件副本的成本。大大减轻了档案工作人员的工作量，提高了档案的日常管理效率。

2、减小检索时间和提高业务处理效率： 对于大量积存的案卷、文档资料，传统的管理手段意味着检索时间的无限制增加和处理效率的不断降低。采用先进的档案管理系统，可大幅度减少文档资料的传送时间，提供异地的业务审核和资料查询能力。
 
3、文档资料实时共享： 跨部门、跨地区的资源共享成为现实，丰富的资源来源于行业的各部门、各地区，不同部门、不同地区可跨地域进行文档资料的处理和查询。
 
4、提高对客户的服务水平： 通过加快业务处理速度和减少处理时间，消除现有工作方式下的作业瓶颈，提高对客户的服务水平，增强了行业的标准化建设，提高了自身形象。
 
5、文档资料可以长期保存和重复利用： 相对于传统的纸张保存，文档资料的电子存储方式是一种可靠的、长久保存方式，具防潮/防污/防破特点，保存期长。避免了文档资料的丢失、霉变、污损等风险,为文档资料的再利用提供了方便。

流程图：

原件翻拍扫描存储
 
档案数据库建立后，与其相应的档案原件通过这一环节扫描存储到服务器中，它支持多种存储界面，用户可根据需要和数据量的大小选择将影像档案存放在服务器硬盘或光盘库系统的光盘片上，确保档案数据检索到之后能迅速调阅出相应的原件。
 
质检索引条目录入
 
该项业务操作是整个工商业务档案管理的基础环节，它可以根据需要选择录入方式，可选择精易拍文件拍摄仪或是高速扫描仪等录入手段，工作人员将业务档案所登记的关键项目录入进数据库，作为日后检索利用的依据。
 
查询调阅打印
 
对于工商部门，业务档案的查询调卷是非常繁琐的一项工作，同时还不利于档案原件的保管。采用微机系统管理档案，当需要时，对业务档案进行查询调卷，工作人员根据有关的信息在数据库中检索到相应的案卷，并可根据具体情况打印出档案原件。
 
数据统计报表输出
 
所输入的档案数据的数量、有关某一类数据的统计情况、各种档案在不同阶段的利用情况统计结果等均可以报表的形式输出，以便于有关部门或领导对这些统计情况的了解。
 
工商档案远程查询
 
各种工商档案信息(如：开业卷、变更卷、年检卷等)均以原文形式存储在远程数据库(服务器)中，使工商档案数字化，不仅是局域网内的信息查询共享，还包括通过互联网的查询实现移动办公，令用户根据不同的权限进行有选择地浏览查询，为用户提供准确的信息，提高工商系统的管理水平和办公效率。