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税务档案是税务机关对纳税人实施税收征收管理过程中形成的纳税资料,它是纳税人从经营初始到经营结束向国家依法纳税过程的反映,也是税务机关对纳税义务人依法实施税收征收管理情况的反映,做好税务档案的收集、整理和管理不但能保证税收工作自始至终的完整性,还能为税收工作提供有价值的参考依据。当前,随着税收科学化、精细化管理工作的进一步推进以及税收管理员制度的深入落实,一方面,使税务档案管理工作在推动税收事业前进过程中的重要地位日益突出。另一方面,值得注意的是,一些掣肘档案管理工作的问题也逐渐显现出来,税务档案管理方式亟需寻求新的突破,才能更好地发挥档案的基础性作用。

一、当前税务档案管理中存在的不足
(一)牵涉税收管理员精力过多
当前税务档案的整理工作主要集中在税务所,就档案整理涉及的资料而言,一般从开业登记到税种认定、发票购领、申报等,所涉及的资料类别繁多,加之纳税人数量逐年递增,税务机关对于档案的收集、整理、录机、装订又主要依靠手工方式,由此牵扯税收管理员很大一部分精力,增加了税收管理员的工作量,一定程度上也冲击了管理员的日常征管工作。以顺义地税局为例,通常情况下,一个年度的档案,税务所至少需要3个月左右的时间才能完成。

(二)档案整理质量参差不齐
由于档案整理涉及的资料、环节较多,实际操作过程中经常会出现这样或那样的问题,对此不同的税务所和人员对档案归档标准的理解以及对具体问题的认识和处理不同,由此导致最终汇集到征管部门的档案与有关要求之间存在一定差距,特别是档案资料的排列准确率有高有低,档案整理质量参差不齐。

(三)查找不便,利用率低
按照现行的档案保管方式,在日常工作中,查询调阅档案资料时,只有依据档案目录按照库→架→箱→盒的顺序查询实物档案所在位置,而后取档案,再翻阅所要查找的具体内容,查询环节较多,较为繁琐,尤其是一些地理位置较远的税务所,查阅档案更是不便。对此,实际工作中,很多干部在需要查阅档案时都会抱有“能不查就不查”的思想,导致了大量的数据沉淀在档案资料中,档案价值降低,没有得到有效利用。

(四)占用空间大,保管成本高
仍以区地税局为例,每年形成的税务档案资料大约为71000份,平均每个税务所的档案资料为5071份,这些税务档案资料占用了税务所、档案室大量的场地。此外,由于纸质档案资料的特点,其保管受到诸多因素的影响,如温湿度、灰尘、蠹虫等,档案资料的保管费用较高。随着档案数量的逐年递增,现有的保管场地将很快满足不了档案存放的需要,同时,每年用于档案资料日常维护的资金也在不断增加。

税务影像管理信息系统由四个子系统组成:

1.影像采集子系统

影像采集,是影像业务的第一环节,各类表证单书将通过这一环节,进入到影像服务流程当中。影像采集系统通过精易拍文件拍摄仪或者高速扫描仪来采集数据,并维护在采集业务过程中数据的各种状态。

2.影像管理子系统

档案影像管理子系统是整个系统的灵魂。它将各种设备联系成一个有机整体,使系统高效、协调地工作。主要完成对影像的管理、影像的存储、查询及对用户特殊需求的开发支持。

3.影像应用子系统

影像查询:按照国税局的要求,提供以下三类查询功能:系统办理业务时的影像文件查询功能;数据校验系统进行二次录入时的影像文件查询功能;通过影像系统直接调阅影像文档的查询功能。

4.基础服务功能

影像加解密:系统将数据采集模块中采集的图像进行图象置乱,传输到中心端再保存到前置服务器中。每份文件均加上置乱安全锁,任何影像处理软件皆无法更改文件之内容,并考虑了优化因素。

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